Phương thức Kaizen Toyota

Kaizen là một triết lý trong quản trị sản xuất được các công ty hàng đầu Nhật Bản ứng dụng vào mô hình hoạt động trong hơn 50 năm qua.

 

Là một doanh nghiệp chuyên tư vấn và lập trình các giải pháp phần mềm quản trị sản xuất, LinkQ Software đã mạnh dạn ứng dụng triết lý Kaizen vào quy trình hoạt động của mình từ năm 2015 đến nay và đã có những bước phát triển vượt bậc trên tất cả các tiêu chí về nhân lực, tốc độ và chất lượng sản phẩm dịch vụ.

 

Hôm nay LinkQ xin được mời bạn cùng khám phá Kaizen là gì và Toyota đã ứng dụng Kaizen hiệu quả như thế nào nhé.

 

 

Kaizen là một triết lý trong quản trị sản xuất được các công ty hàng đầu Nhật Bản ứng dụng vào mô hình hoạt động trong hơn 50 năm qua. Trong đó Toyota là doanh nghiệp tiêu biểu tiên phong, minh chứng cho tính đúng đắn và hiệu quả của triết lý này. Ngày nay, Kaizen không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất mà còn được mở rộng trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và thậm chí là đời sống cá nhân của mỗi người.

 

Với việc ứng dụng triết lý Kaizen, doanh nghiệp sẽ đạt được các giá trị: Nâng cao năng lực cạnh tranh; Vượt qua mọi rào cản; Cắt bỏ lãng phí; Tuyệt đối không lặp lại thất bại giống nhau.

 

Toyota đã ứng dụng thành công triết lý Kaizen thông qua 04 bước như sau:

 

 

Tại Toyota, tất cả mọi người đều có một khái niệm rất khác về “lãng phí”, gọi là “Muda”. Sự lãng phí được định nghĩa là những hiện tượng hay kết quả không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm. Nói ngắn gọn, đó là tất cả các yếu tố trong sản xuất làm gia tăng chi phí.

 

Nếu quan sát kỹ nhà máy sản xuất, chúng ta sẽ định nghĩa được:

 

“Lãng phí” là hoạt động gia tăng chi phí sản xuất và hoàn toàn không cần thiết cho công việc, cần phải loại bỏ càng sớm càng tốt.


“Công việc đi kèm” là những công việc không giúp thêm giá trị gia tăng, chẳng hạn thao tác chuẩn bị trước khi công việc chính quy bắt đầu.  Vốn dĩ thì việc chuẩn bị cũng là “lãng phí” nhưng hầu hết các trường hợp lại không thể không làm. Nếu muốn loại bỏ loại này thì cần phải thay đổi điều kiện làm việc.


“Công việc chính quy” là những công việc nâng cao giá trị gia tăng cho sản phẩm, đây mới chính là sản xuất. Điểm mấu chốt của Kaizen là gia tăng tỷ lệ công việc chính quy trong các thao tác.

 

Taiichi Ohno là một kỹ sư công nghiệp và doanh nhân Nhật Bản. Ông được coi là cha đẻ của Hệ thống sản xuất Toyota

 

Một số gợi ý hiệu quả như sau:

 

1. Nghiêm cấm tìm kiếm đồ vật - Hãy vứt bỏ nếu bạn thấy không cần thiết. Tìm kiếm đồ vật chính là một loại lãng phí. Điều cơ bản nhất trong Kaizen chính là làm triệt để tuyên ngôn “Bất cứ ai cũng có thể nắm rõ vị trí, bất cứ ai cũng có thể lập tức lấy ra sử dụng”.

2. Để để phải đổ mồ hôi - Hãy tìm kiếm một cách làm nhẹ nhàng hơn. 

​3. Chịu đựng sẽ khiến bạn dần cảm thấy chán ghét công việc - Công việc sẽ thấy vui vẻ hơn khi tìm ra cách làm tốt hơn. Đừng có gắng chịu đựng những trở ngại hay bất tiện trong công việc, hãy thử tập cho mình thói quen suy nghĩ “Liệu có cách làm khác tốt hơn”.

 

4. Đừng để bị ràng buộc bởi quy định và tiền lệ - Hãy giữ thái độ nghi ngờ với những quy định và thường thức. Tuân thủ quy định, luật lệ là cần thiết nhưng cũng đừng quên đặt nghi vấn về chúng để không bị cản trở sáng tạo.

 

5. Đừng chỉ làm công việc giống người khác - Năng lực cạnh tranh tỷ lệ thuận với mức độ đầu tư công sức của bạn.

 

6. Thay đổi tốt và thay đổi tồi - Hãy xác định rõ những thứ tuyệt đối

 

7. Khi thành công là lúc cần suy nghĩ về nguy cơ - Khi kinh doanh có lợi nhuận và lúc cần thử sức. 

 

 

 

Just In Time là một trong hai trụ cột của phương thức Kaizen Toyota, được nghĩ ra bởi ông Kiichiro Toyoda - người sáng lập công ty sản xuất ô tô Toyota.

 

Hãy cùng triển khai bước 02 với các gợi ý như sau: 

 

 

1. Nếu nhận ra điều gì hãy bắt tay ngay làm điều đó - Tay chân đi trước mồm miệng là rất quan trọng.

 

2. Hãy tự mình tìm câu trả lời, đừng vội đưa câu trả lời - Hãy tập cho cấp dưới cách suy nghĩ.

 

3. Nâng cao ý thức quan trọng hơn nâng cao kiến thức - Đừng đọc sách giáo khoa, hãy đọc “thực tế”.

 

4. Thử đặt mình vào hoàn cảnh khó khăn hơn - Trí tuệ sinh ra khi đối diện với khó khăn.

 

5. Thất bại cũng được, hãy thay đổi đi - Hãy đương đầu thử sức trước, hậu thuẫn sẽ theo sau.

 

6. Lỗi nhỏ cũng đừng bỏ qua, nếu không tin rằng “Mình có thể làm được” thì chẳng thể phát huy trí tuệ.

 

7. Hãy xuống hiện trường ngay khi có vấn đề xảy ra, tin vào mắt mình hơn tin vào dữ liệu.

 

8. Hãy quan sát công xưởng dưới góc nhìn của nhân viên mới, Kaizen sẽ được thúc đẩy.

 

9. Đừng dễ dàng nói “Tôi hiểu rồi” - Hãy làm thử rồi hãy kết luận.

 

10. Hãy làm việc của ngày mai trong hôm nay - Tích lũy những cố gắng nhỏ sẽ tạo ra sự khác biệt lớn.

 

11. Nếu chỉ nói thì không tiến triển gì được - Làm mẫu là cách thuyết phục tốt nhất

 

 

Trí tuệ là nguồn tài nguyên duy nhất mà Nhật Bản có thể sử dụng để cạnh tranh với thế giới. Và để tối ưu hóa trí tuệ là mục đích ra đời của phương thức sản xuất Toyota.

 

Nhắc đến phương thức sản xuất của Toyota, nhiều người chỉ tập trung quan sát hệ thống sản xuất. Tuy nhiên tinh hoa Toyota lại nằm ở niềm tin tuyết đối vào trí tuệ và cách thức đào tạo con người. Đó là những yếu tố giúp họ xây dựng một công ty đủ sức cạnh tranh trên thế giới. Đồng thời, trong phương thức sản xuất của Toyota không tồn tại khái niệm "đã hoàn thành" bởi khi nào trí tuệ còn được đưa ra, công ty còn tiếp tục phát triển.

 

 

Trong bước 03 này, chúng ta có những gợi ý như sau:

 

1. Công đoạn trước là ân nhân, công đoạn sau là khách hàng - Hãy lắng nghe

 

2. Chú ý năng suất tổng thể hơn là năng suất từng bộ phận - Đứng cao hơn 2 bậc để xem xét vấn đề.

 

3. Mở rộng kinh nghiệm thành công sang cả những bộ phận khác - Thông tin cần chia sẻ trong toàn bộ công ty

 

4. Không phải là “Tất cả cùng tham gia” mà là “Tất cả cùng lên kế hoạch” - Kaizen không phải là công việc của từng cá nhân.

 

5. Còn tồn tại vấn đề thì còn phải Kaizen - Tốt nghiệp khỏi suy nghĩ “Có cần phải làm đến mức đó không?”


6. Hãy phối hợp Kaizen cùng công ty khác 
 

7. Hãy trực quan hóa vấn đề - Chưa thấy vấn đề thì không thể đưa ra sáng kiến

 

8. Chỉ dùng quyền lực sẽ không lay chuyển được người khác - Hãy dốc sức giải thích và thuyết phục họ.

 

9. Nên nới lỏng các tiêu chuẩn tác nghiệp một chút để mọi người có thể đưa thêm ý tưởng.

 

10. Đừng khen ngợi bằng tiền, hãy khen bằng cả trái tim để khơi nguồn ý tưởng

 

11. Tư duy theo công bố sẽ gặp giới hạn - Tư duy theo sức mạnh con người sẽ không tồn tại giới hạn.

 

12. Khi xảy ra vấn đề, hãy tìm nguyên nhân thay vì truy cứu trách nhiệm.

 

 

Công việc cần 3 người, hãy đầu tư Kaizen để rút xuống còn 2 người. Phần người dư ra phân bố sang công việc khác để nâng cao hiệu quả sản xuất. Công việc tăng thêm, số người cũng tăng lên là bằng chứng của việc chưa tiến hành Kaizen triệt để. Hãy Kaizen để cong việc của mình không còn cần thiết nữa chính là cách làm của Toyota.

 

Trong bước 04 này, có một số gợi ý như sau:

 

1. Liên tục Kaizen lại những điểm đã từng Kaizen – Phát triển không ngừng với suy nghĩ “Có cách nào làm tốt hơn không?”

 

2.Phòng bệnh hơn chữa bệnh – Thói quen dọn dẹp hằng ngày quan trọng hơn việc tổng vệ sinh

 

3. Đột phá là kết quả tích lũy nhiều Kaizen

 

4. Kaizen để làm gì? Kaizen chính là đào tạo những con người có thể đóng góp trí tuệ

 

5. Bắt đầu Kaizen nhỏ sẽ tiến hành Kaizen lớn – Kaizen từng bước sẽ nhanh hơn so với Kaizen vội vàng

 

6. Hãy dành thời gian khi quyết định – Sau khi bắt đầu tăng tốc cũng chưa muộn

 

7. Đừng có tạo ra những chiếc “hộp đen” – Hãy cố gắng giải quyết trong nội bộ công ty

 

8. Đích đến của Kaizen là làm công việc hiện tại của mình trở thành  không cần thiết.

 

 


Phương thức sản xuất Toyota có nói rằng "thắng thua được quyết định bởi số lượng của trí tuệ được đưa ra". Có thể những phương án Kaizen chỉ là những "trí tuệ nhỏ", nhưng khi tập trung được 1 triệu, 2 triệu "trí tuệ nhỏ", chúng ta có thể tạo ra sức mạnh áp đảo hoàn toàn trên phạm vi toàn thế giới.  Sự phát triển của Toyota là minh chứng cho điều này.


 

 

Bài viết này được tham khảo từ sách: Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota.