🔵 Đừng để bị ràng buộc bởi quy định và tiền lệ. Hãy giữ thái độ nghi ngờ những quy định và thường thức.

🔶 Tại một buổi hợp Kaizen ở một công ty nọ, đề tài Kaizen được chọn là “Thời gian tăng ca tại bộ phận D quá nhiều. Có cách nào để giảm thời gian tăng ca tại bộ phận này hay không?

➖ Công việc của bộ phận D là nhận thông tin đặt hàng từ đối tác và phòng Kinh doanh. Đơn hàng của đối tác được gửi từ tối hôm trước và đầu giờ sáng ngày tiếp theo, còn đơn hàng phòng Kinh doanh gửi tới buổi sáng sẽ được đặt vào đầu giờ chiều. Vậy tại sao bộ phận D vẫn phải tăng ca từ 1 – 5 tiếng mỗi ngày?

➖ Bộ phận D giải thích do bộ phận Kinh doanh chỉ gửi thông tin đặt hàng sau 16h30, nên không tránh được việc tăng ca.Bộ phận Kinh doanh cũng khăng khăng không thể gửi thông tin trong khoảng 16h – 16h30.

➖ Khi kiểm tra, công ty phát hiện ra quy định bộ phận Kinh doanh chỉ có thể sử dụng máy tính sau 16h30. Trước đó máy tính thuộc quyền sử dụng của bộ phận Tài vụ.

⏩ Kaizen chính là “thay đổi”. Đừng để trì tuệ bởi những ý kiến bảo thủ như “giữ nguyên cách làm cũ vẫn ổn mà” hoặc “cần gì phải thay đổi”.Ông Katsuaki Watanabe, nguyên giám đốc Toyota từng nói: “Trì truệ sẽ dẫn đến suy thoái , trì trệ là nguyên nhân trực tiếp gây cản trở hoạt động Kaizen”.

✱ Tuân thủ quy định rất quan trọng, nhưng để quy định là nguyên nhân gây ra trì trệ thì phải thay đổi nó. Hãy thay đổi để tìm những quy định phù hợp với hiện trạng, và tìm những cách làm khác tốt hơn.

✴ Trong công việc, nếu lệ thuộc hoàn toàn vào quy định, luật lệ hoặc thường thức sẽ cản trở sáng tạo. Vì thế, tuân thủ quy định, luật lệ là cần thiết nhưng cũng đừng quên đặt nghi vấn về chúng. “Thay đổi những quy định không còn phù hợp” là cách làm trong phương thức Toyota.

Nguồn: Trích "Nghệ thuật Kaizen của Toyota"