Quy trình tinh gọn, bước đệm quan trọng cho dự án ERP

Giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng và gia tăng khả năng linh động của doanh nghiệp khi thích ứng với sự thay đổi thị trường.

Quy trình là trình tự, là thứ tự, là cách thức để thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị. Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo....

Con nhện giăng tơ theo bản năng nhưng rất bài bản, từng bước có trước có sau. Đây là một "Quy trình làm việc" điển hình trong thế giới tự nhiên.

Quy trình doanh nghiệp (quy trình kinh doanh) là tập hợp nhiều hoạt động của các bộ phận liên quan trong cùng một tổ chức. Các hoạt động này được sắp xếp theo một chuỗi cụ thể để tạo ra sản phẩm và dịch vụ cho một khách hàng cá nhân hoặc khách hàng doanh nghiệp.

Các quy trình doanh nghiệp thường diễn ra ở tất cả các cấp tổ chức và có hoặc không hiển thị cho khách hàng được biết. Một quy trình doanh nghiệp thường có thể được hình dung như một sơ đồ của chuỗi các hoạt động với các điểm quyết định xen kẽ. Hoặc như quy trình của một chuỗi các hoạt động với các quy tắc liên quan dựa trên dữ liệu chạy xuyên suốt trong quy trình.

Quy trình doanh nghiệp giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng và gia tăng khả năng linh động của doanh nghiệp khi thích ứng với sự thay đổi thị trường. Đồng thời Quy trình giúp doanh nghiệp phá vỡ các rào cản giữa các bộ phận và thúc đẩy sức mạnh tập thể.

Một quy trình doanh nghiệp bắt đầu với một mục tiêu nhiệm vụ cụ thể và kết thúc bằng việc đạt được mục tiêu kinh doanh là cung cấp một kết quả cung cấp giá trị cho khách hàng. Một quy trình có thể được chia thành các quy trình con (phân tách quy trình), các chức năng bên trong cụ thể của quy trình.

Các quy trình doanh nghiệp luôn cần có người quản trị quy trình, có trách nhiệm để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Nói rộng hơn, các quy trình kinh doanh có thể được tổ chức thành ba loại:

1. Các quy trình hoạt động, tạo thành hoạt động kinh doanh cốt lõi và tạo ra luồng giá trị chính, ví dụ: nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, thiết lập kế hoạch sản xuất và sản xuất một thành phần của đơn hàng.

2. Các quy trình quản lý và các quy trình giám sát các quy trình hoạt động, bao gồm: Quy trình quản trị doanh nghiệp, Quy trình quản trị tài chính kế toán và Quy trình quản trị nhân viên.

3. Quy trình hỗ trợ các quá trình hoạt động cốt lõi, ví dụ như quy trình tuyển dụng, trung tâm thông tin, kỹ thuật, đào tạo.

Một cách tiếp cận hơi khác với ba loại quy trình doanh nghiệp như sau:

1. Các quy trình hoạt động, tập trung vào việc thực hiện đúng các nhiệm vụ của một doanh nghiệp (tổ chức); đây là nơi nhân viên "hoàn thành công việc"

2. Các quy trình quản lý, đảm bảo rằng các quy trình hoạt động được tiến hành phù hợp; đây là nơi các nhà quản lý "đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và hiệu quả"

3. Các quy trình quản trị, đảm bảo doanh nghiệp (tổ chức) hoạt động tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý, hướng dẫn cần thiết và kỳ vọng của cổ đông; đây là nơi các giám đốc điều hành đảm bảo "các quy tắc và hướng dẫn cho thành công kinh doanh" được tuân thủ

Một quy trình kinh doanh phức tạp có thể được phân tách thành nhiều quy trình con. Các quy trình con này tuy có các thuộc tính riêng nhưng cũng góp phần đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Việc phân tích các quy trình doanh nghiệp thường bao gồm ánh xạ hoặc mô hình hóa các quy trình hoạt động trên trên thực tế. Các quy trình có thể được mô hình hóa thông qua một số lượng lớn các phương pháp và kỹ thuật.

Mặc dù phân tách các quy trình thành các loại quy trình và danh mục con có thể hữu ích, nhưng phải cẩn thận khi thực hiện vì có thể có sự giao nhau và chồng lấn giữa các quy trình. Cuối cùng, tất cả các quy trình là một phần của kết quả thống nhất, một trong những "tạo ra giá trị khách hàng". Mục tiêu này được thực hiện với quản lý quy trình kinh doanh, nhằm mục đích phân tích, cải thiện và ban hành các quy trình kinh doanh.

Các quy trình doanh nghiệp được thiết kế để được vận hành bởi một hoặc nhiều đơn vị chức năng kinh doanh và nhấn mạnh tầm quan trọng của chuỗi quy trình chứ không phải là các đơn vị riêng lẻ. Với các giá trị của Quy trình doanh nghiệp:

1. Giúp gắn kết các bộ phận – phòng ban

Quy trình làm việc là sự chuyển động của thông tin, tài liệu và nhiệm vụ từ người này sang người khác. Quy trình làm việc bao gồm các quy trình, con người và công cụ liên quan đến từng bước của quy trình kinh doanh. Một quy trình công việc duy nhất có thể là tuần tự, với mỗi bước tùy thuộc khi hoàn thành bước trước đó hoặc song song, với nhiều bước xảy ra đồng thời. Nhiều kết hợp của các quy trình công việc duy nhất có thể được kết nối để đạt được một quy trình tổng thể kết quả.

2. Giúp tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là một phương pháp để cải thiện hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp (tổ chức). Bao gồm bắt đầu từ một bảng trống và tái tạo hoàn toàn các quy trình kinh doanh chính cũng như sử dụng công nghệ thông tin để cải thiện hiệu suất đáng kể.

3. Giúp quản lý quy trình kinh doanh

Quy trinh doanh nghiệp giúp kết hợp nhiều luồng hoạt động kinh doanh và cố gắng hỗ trợ các mục tiêu của một doanh nghiệp bên trong và bên ngoài ngoài. Trải rộng từ nhân viên đến khách hàng và các đối tác bên ngoài. Quy trình tinh gọn giúp hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá liên tục các quy trình hiện có và tìm ra cách để cải thiện, mang đến một chu kỳ cải tiến tổ chức tổng thể.

4. Giúp quản lý tri thức

Quản lý tri thức là việc hệ thống hoá các kiến thức mà nhân viên có thể sử dụng để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của họ và kiến thức này luôn được duy trì ở trên một nền tảng thông tin mà người khác có thể cùng truy cập.

Tri thức được xem như một loại tài sản trong doanh nghiệp. Các tài sản này có thể bao gồm cơ sở dữ liệu, tài liệu, chính sách, thủ tục và trước đây chuyên môn và kinh nghiệm chưa nắm bắt được trong từng nhân viên, công nhân sản xuất.

5. Quản lý chất lượng toàn diện và giảm lãng phí

Quy trình doanh nghiệp càng chi tiết và tinh gọn sẽ giúp kiểm soát được chất lượng sản phẩm và dịch vụ tổng thể. Đồng thời với quy trình, doanh nghiệp có thể loại bỏ những lãng phí không cần thiết để tối ưu hoá lợi nhuận.

Công nghệ thông tin như một yếu tố hỗ trợ cho quản lý quy trình kinh doanh. Những tiến bộ trong công nghệ thông tin trong những năm qua, đã thay đổi quy trình kinh doanh trong và giữa các doanh nghiệp kinh doanh.

Trong những năm 1960, các hệ điều hành có chức năng rất hạn chế và bất kỳ hệ thống quản lý quy trình công việc nào đang được sử dụng đều được thiết kế riêng cho tổ chức cụ thể mà không có bất kì quy chuẩn hoặc quy trình được kế thừa nào. Phải đếnnhững năm 1970-1980 đã chứng kiến sự phát triển của các phương pháp dựa trên dữ liệu, khi các công nghệ lưu trữ và truy xuất dữ liệu được cải thiện. Mô hình hóa dữ liệu thay vì mô hình hóa quá trình là điểm khởi đầu để xây dựng một hệ thống thông tin. Các quy trình kinh doanh phải thích ứng với công nghệ thông tin vì mô hình hóa quy trình đã bị bỏ qua.

Sự thay đổi theo hướng quản lý theo quy trình xảy ra vào những năm 1990. Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp với các thành phần quản lý quy trình công việc nổi lên, cũng như các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh sau này.

Thế giới kinh doanh trên nền tảng số đã tạo ra nhu cầu tự động hóa các quy trình hoạt động giữa các tổ chức, từ đó nảy sinh nhu cầu về các giao thức chuẩn hóa và ngôn ngữ thành phần dịch vụ website được triển khai rộng rãi. Các xu hướng gần đây nhất đó là sự xuất hiện của công nghệ đám mây, sự phổ biến của các phương tiện truyền thông xã hội (Facebook, Zalo, Skype…), trang website, và điện thoại thông minh là các kênh mới nhất mà thông qua đó các doanh nghiệp có thể tiếp cận và hỗ trợ khách hang của họ. Sự phong phú của dữ liệu khách hàng được thu thập thông qua các kênh này cũng như thông qua các tương tác của trung tâm cuộc gọi, email, cuộc gọi thoại và khảo sát khách hàng đã dẫn đến sự tăng trưởng lớn trong phân tích dữ liệu, từ đó được sử dụng để quản lý hiệu suất và cải thiện cách thức của công ty dịch vụ khách hàng của mình.

ERP là tương lai của Quy trình doanh nghiệp hiện đại

Các nhiệm vụ khác nhau của quy trình doanh nghiệp có thể được thực hiện theo một trong hai cách:

Cách 01: Thủ công
Cách 02: Bằng các hệ thống xử lý dữ liệu như hệ thống ERP

Thông thường, một số nghiệp vụ sẽ được xử lý bằng cách thủ công, trong khi một số nghiệp vụ đặc thù sẽ dựa trên máy tính và các nghiệp vụ này có thể được giải trình tự theo nhiều cách. Nói cách khác, dữ liệu và thông tin đang được xử lý trong suốt quá trình có thể chuyển qua các tác vụ thủ công hoặc máy tính theo bất kỳ thứ tự nào.

ERP là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp, hay nói cách khác, ERP chính là kết quả của việc Số hoá quy trình doanh nghiệp lên trên nền tảng công nghệ thông tin. Ngoài tính năng giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể thiết kế các quy trình làm việc được chuẩn hoá, ERP còn giúp kiểm soát Quy trình này được áp dụng đúng trên thực tế thông qua các tính năng theo dõi, báo cáo và dự báo xu hướng theo thời gian thực.

Các hệ thống ERP ngày nay rất hiện đại và thông minh và mang đến cơ hội phát triển đột phá cho các doanh nghiệp. Theo khảo sát của Mint Jutras, 46% các công ty áp dụng ERP có lợi tức đầu tư (ROI) tăng trưởng trong 1 - 2 năm đầu, 30% trong 2- 3 năm và 24% trong 3 - 5 năm.

Nguồn: Mint Jutras

Hiện nay trên thế giới có khá nhiều các doanh nghiệp cung cấp các giải pháp ERP, mỗi sản phẩm ERP của từng nhà cung cấp đều có những lợi thế và phong cách riêng. Trên thị trường đa số là các ERP được thiết kế để áp dụng vào các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ là chính bởi sự gọn nhẹ trong quy trình hoạt động của các loại hình doanh nghiệp này. Đồng thời với quy mô số lượng doanh nghiệp lớn cùng khả năng áp dụng đồng thời cho nhiều doanh nghiệp với cùng một quy trình ERP đã thúc đẩy sự gia tăng của nhiều dạng ERP này.

Tuy nhiên với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, chế biến và chế tạo thì rất khác. Với rào cản là các đặc thù chuyên nghiệp trong ngành nghề khác nhau, các nghiệp vụ quản trị, cho đến các triết lý trong điều hành doanh nghiệp,… Khiến cho hệ thống ERP khi triển khai tại các doanh nghiệp này rất khó có thể đáp ứng được nhu cầu của ban lãnh đạo.

Bên cạnh đó, khả năng áp quy trình làm việc của doanh nghiệp ngành này lên doanh nghiệp ngành khác là gần như không thể, doanh nghiệp cung cấp hệ thống ERP buộc phải tiến hành khảo sát, nghiên cứu quy trình doanh nghiệp đặc thù và lập trình hệ thống ERP chuyên biệt cho doanh nghiệp đó. Khả năng duy nhất để có thể kế thừa quy trình đó là doanh nghiệp ERP đó phải thực sự chuyên nghiệp và chuyên tâm vào lĩnh vực ERP cho sản xuất, đồng thời phải có kinh nghiệm triển khai cho rất nhiều khách hàng để có thể chắt lọc các tinh tuý trong quản trị sản xuất và ứng dụng lên hệ thống ERP của họ.

LinkQ Software tự tin mình là doanh nghiệp ERP hiếm hoi nằm trong số đó. Chúng tôi dành gần 10 năm để chuyên tâm vào lĩnh vực sản xuất và triển khai ERP dành cho các doanh nghiệp sản xuất. Đến nay với kinh nghiệm được đúc kết từ quá trình triển khai ERP cho hơn 3.000 khách hàng, đặc biệt chuyên sâu với các ngành sản xuất cơ khí, gỗ, may mặc, bao bì, in ấn, dược phẩm, thực phẩm, điện tử… LinkQ đã tích luỹ và xây dựng riêng cho mình những quy trình sản xuất tinh gọn theo từng ngành nghề và ứng dụng ngay trên hệ thống LinkQ ERP Sản Xuất.

Bạn hoàn toàn có thể nhận được những tri thức này của LinkQ thông qua hệ thống LinkQ ERP Sản Xuất.

Để được trò chuyện trực tiếp với một chuyên gia giải pháp LinkQ, mời bạn đăng kí theo mẫu biểu dưới đây:

Xin cảm ơn!

Tin khác: