Toàn cảnh về Chuyển Đổi Số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số mới để giải quyết các công việc một cách nhanh chóng, chính xác, tinh gọn

TỔNG QUAN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ

(DIGITAL TRANSFORMATION)

Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số mới để giải quyết các công việc một cách nhanh chóng, chính xác, tinh gọn và giảm sự phụ thuộc vào con người. Chuyển đổi số không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của mỗi cá nhân, doanh nghiệp mà còn tác động đến toàn bộ các bộ phận của xã hội, như chính phủ, truyền thông đại chúng, trang cần thiết nghệ thuật, y học và khoa học.

1. Số hóa theo góc nhìn kỹ thuật

Số hóa được định nghĩa là "một quy trình kỹ thuật nhằm chuyển đổi thông tin thành dạng kỹ thuật số" (tức là định dạng số nhị phân, dưới dạng số 0 và số 1).

Mã nhị phân thể hiện văn bản, hướng dẫn bộ xử lý máy tính hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác bằng hệ thống hai ký hiệu. Hệ thống hai ký hiệu được sử dụng thường là "0" và "1" từ hệ thống số nhị phân. Mã nhị phân gán một mẫu các chữ số nhị phân, còn được gọi là bit, cho mỗi ký tự, lệnh, v.v. mặt hàng

Số hóa được định nghĩa theo khía cạnh kỹ thuật là sự thể hiện những tín hiệu, hình ảnh, âm thanh… thông qua một chuỗi số, được biểu thị bằng số nhị phân. Ví dụ, số hóa đã được giới thiệu trong các mạng viễn thông từ những năm 1970, nhằm cải thiện chất lượng âm thanh cuộc gọi điện thoại, thời gian đáp ứng, công suất mạng, hiệu quả chi phí và tính bền vững.

2. Số hoá theo góc nhìn của các ngành tổ chức

Số hóa của các ngành và tổ chức là sự số hoá toàn bộ "quy trình tổ chức" hay "quy trình kinh doanh" và đồng bộ dữ liệu trên cùng một nền tảng đám mây.

Số hóa các ngành công nghiệp sản xuất đã cho phép các quy trình sản xuất mới và truyền thông nước ta thường gọi là Internet vạn vật , Internet công nghiệp (Internet of Things), Công nghiệp 4.0 (Industry 4.0) , giao tiếp từ máy đến máy và thị giác máy (machine to machine communication and machine vision).

Việc Số hóa các doanh nghiệp và tổ chức cũng đã tạo ra các mô hình kinh doanh mới, các dịch vụ chính phủ điện tử mới, thanh toán điện tử, tự động hóa văn phòng và văn phòng làm việc mà không cần giấy tờ quy trình. Sử dụng các công nghệ như điện thoại thông minh (smart phone) , các ứng dụng web , dịch vụ đám mây, blockchain, hợp đồng thông minh (smart contracts), tiền điện tử, dữ liệu lớn (Big Data).

Trong tương lai gần sẽ là các Xác minh danh tính điện tử (electronic identification): là một giải pháp kỹ thuật số cho bằng chứng về danh tính của công dân, tổ chức. Ví dụ theo quan điểm lợi ích truy cập hoặc dịch vụ được cung cấp bởi các cơ quan chính phủ, các ngân hàng hoặc công ty khác, cho thanh toán di động… Ngoài ra cho phép xác thực và đăng nhập, nhiều dịch vụ nhận dạng điện tử cũng cung cấp cho người dùng tùy chọn ký các tài liệu điện tử bằng chữ ký số)

3. Chuyển đổi số dưới góc nhìn của xã hội

Cuối cùng, chuyển đổi kỹ thuật số được mô tả là "hiệu ứng thay đổi xã hội toàn diện và tổng thể của số hóa".

Quá trình Số hóa xã hội sẽ dẫn đến cơ hội chuyển đổi và thay đổi mô hình kinh doanh hiện tại như:

Mô hình kinh tế chia sẻ: Grab, Uber, Homestay
Thay đổi mô hình tiêu dùng: Now, Grab Food đã thay đổi thói quen tiêu dùng của thị trường
Thay đổi cấu trúc kinh tế xã hội, thay đổi các biện pháp pháp lý và chính sách: ví dụ như Thẻ căn cước thay cho Chứng Minh Nhân Dân
Mô hình tổ chức
Phá bỏ rào cản văn hóa...

CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC

Chuyển đổi kỹ thuật số là một thách thức lớn và đồng thời cũng mang đến rất nhiểu cơ hội phát triển. Khi lập kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số, các tổ chức phải tính đến những thay đổi mà họ sẽ phải đối mặt khi áp dụng các công nghệ xa lạ sẽ khiến cho bộ máy nhân sự không quen thuộc.

Chuyển đổi kỹ thuật số đã tạo ra những thách thức và cơ hội thị trường rất độc đáo, khi các tổ chức phải đấu tranh với các đối thủ rất nhanh nhẹn, tận dụng triệt để lợi thế từ công nghệ mang lại. Ngày nay, người đi nhanh hơn sẽ là người thành công hơn. Chúng ta sẽ hình dung rõ ràng hơn thông qua các ví dụ thực tế như sau:

1. Ngành du lịch - khách sạn - vận tải

Ngành quản lý khách sạn đang có những chuyển mình đầy tham vọng nhờ vào việc ứng dụng chuyển đổi kỹ thuật số. Việc số hoá sẽ đưa khách hàng trở thành trung tâm của chiến lược hoạt động, nhằm xoá bỏ khoảng cách những khách hàng và nhà cung cấp. Đồng thời đẩy mạnh tính cá nhân hoá cao nhất. Đi đầu xu hướng này chung ta có thể nhắc đến các thương hiệu quốc tế như: Booking, Agoda, hay trong nước chúng ta có Triip, Lux Stay với các mô hình home stay ứng dụng công nghệ cao.

Các chuỗi giá trị nằm trong ngành du lịch sẽ chịu tác động của việc chuyển đổi số mạnh mẽ nhất, tính cá nhân hoá và trải nghiệm khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu.

2. Thương mại điện tử

Ngày nay với sự tác động của Số Hoá, ngành thương mại điện tử đang đối mặt với thách thức rất lớn đến từ các vi phạm an ninh như đánh cắp số thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, lộ thông tin cá nhân của hàng triệu khách hàng. Các doanh nghiệp thương mại điện tử cần cải thiện cơ sở hạ tầng của mình để đảm bảo các giao dịch mua bán diễn ra an toàn, bảo mật, đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng với các công nghệ giúp kết nối sản phẩm phù hợp nhất với người dùng.

Tính cá nhân hoá và bảo mật thông tin đang là thách thức lớn trong ngành thương mại điện tử.

3. Ngân hàng

Các ngân hàng đã đầu tư rất nhiều vào công nghệ và cơ sở hạ tầng cho công cuộc chuyển đổi kỹ thuật số. Từ ngân hàng trực tuyến, đến tính khả dụng của ATM ở mọi ngóc ngách đã làm phong phú thêm trải nghiệm người dùng.

4. Đào tạo

Với sự gia tăng của các công cụ học tập trực tuyến và các tổ chức, cá nhân đang tìm kiếm những cách linh hoạt hơn cho sự phát triển cá nhân. Các bài giảng video, cộng đồng học tập trực tuyến và hệ thống quản lý học tập cho phép tạo ra các mô hình kinh doanh mới, phá vỡ các buổi đào tạo hướng dẫn bài giảng truyền thống.

5. Chăm sóc sức khỏe

Số hoá trong ngành y tế và chăm sóc sức khoẻ tập trung vào việc áp dụng các dịch vụ phụ thuộc công nghệ thông tin để tạo ra sự thuận tiện trong việc quản lý và cung cấp dịch vụ y tế . Nó liên quan đến việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu lâm sàng (ví dụ: hồ sơ y tế điện tử, hồ sơ sức khỏe điện tử), liên lạc giữa các chuyên gia bác sĩ, hỗ trợ dựa trên máy tính (ví dụ: hệ thống hỗ trợ quyết định lâm sàng, nhập đơn đặt hàng bác sĩ trên máy vi tính), tương tác giữa nhà cung cấp bệnh nhân và cung cấp dịch vụ (ví dụ: hệ thống giới thiệu và chuyển giao bệnh nhân).

Chuyển đổi kỹ thuật số trong chăm sóc sức khỏe cũng diễn ra trong các lĩnh vực khác ngoài phòng khám, bệnh viện và cơ sở nghiên cứu, ví dụ như dịch vụ chăm sóc sức khỏe và chăm sóc bệnh nhân ngoại trú dựa.

GIẢI PHÁP SỐ HOÁ

CHO CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Các doanh nghiệp sản xuất sẽ luôn đi đầu trong việc ứng dụng Số hoá vào hoạt động của mình. Việc số hoá này là cả một quá trình tốn nhiều thời gian và công sức của tất cả các bộ phận và nhân sự với mục đích chung là sự số hoá toàn bộ "quy trình hoạt động” của doanh nghiệp và “đồng bộ dữ liệu” trên cùng một nền tảng kỹ thuật số. Số hoá doanh nghiệp sản xuất giúp tối ưu và tinh gọn quy trình hoạt động hơn, tăng tốc độ xử lý công việc và tăng tính minh bạch hoá thông tin.

Ứng dụng phần mềm quản lý – LinkQ ERP Sản Xuất – là giải pháp tốt nhất và phù hợp nhất khi doanh nghiệp sản xuất muốn triển khai Số hoá toàn diện các hoạt động doanh nghiệp.

Trong phạm vi bài viết này, LinkQ sẽ mô tả tổng quan về các ví dụ trong việc ứng dụng ERP để số hoá ở từng bộ phận:

1. Lãnh đạo doanh nghiệp

- Cung cấp cho lãnh đạo tầm nhìn bao trùm các hoạt động đang diễn ra tại doanh nghiệp để có thể hoạnh định những chiến lược, chính sách đúng đắn, kịp thời.

- Cung cấp cho nhà quản lý tầm trung những thông tin quan trọng và cần thiết để quản lý hiệu quả từng phần trong chuỗi giá trị sản xuất.

- Cung cấp cho nhà quản lý cấp cơ sở công cụ để kết nối các phòng ban, tính toán tự động hoá và quản lý công việc chi tiết, hiệu quả.

2. Bộ phận lập kế hoạch sản xuất

Giúp kết nối tổng kết các thông tin từ tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp, giải quyết nhanh chóng bài toán tối ưu kế hoạch sản xuất thông qua khả năng kiểm soát chi tiết các thông số nhu cầu nguyên vật liệu, hàng tồn kho, đơn đặt hàng cũ và mới…

3. Bộ phận kho

Giải pháp quản lý nhập-xuất-tồn hiện đại theo mã vạch, barcode. Kho hàng sẽ luôn có đủ hàng hoá hoặc nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của bộ phận sản xuất, đồng thời không dư thừa tránh lãng phí. Đặc biệt hiệu quả với nhiều loại hàng hoá và trên quy trình sản xuất nhiều công đoạn.

4. Bộ phận kế toán giá thành

Tự động dự báo, kiểm soát BOM và tổng hợp các loại chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất để tính toán được giá thành sản xuất, giá thành sản phẩm chính xác nhất. Là nền tảng cốt lõi để đảm bảo sức khoẻ tài chính doanh nghiệp.

5. Bộ phận sản xuất

Giúp tiếp nhận thông tin từ bộ phận lập kế hoạch sản xuất tức thời. Đồng thời kết nối trực tiếp với bộ phận kho nhằm đảm bảo luôn sẵn sàng có đủ nguyên vật liệu cho sản xuất. Tiến độ sản xuất luôn được cập nhật tức thời theo từng công đoạn sản xuất. Giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và kịp thời ra quyết định phù hợp tại từng công đoạn sản xuất.

6. Bộ phận nhân sự

- Giúp doanh nghiệp đảm được nguồn nhân lực phù hợp nhất thông qua các phân hệ như: Lập kế hoạch tuyển dụng, theo dõi đánh giá nhân sự, lập kế hoạch đào tạo, quản lý đánh giá kết quả đầu ra.

- Hồ sơ nhân viên được lưu trữ trên nền tảng phần mềm và có thể truy cấp bất kỳ lúc nào để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin nhân viên. Đồng thời quản lý thông tin xuyên suốt quá trình công tác tại doanh nghiệp.

- Khai báo, theo dõi ca làm việc, tăng ca, xếp ca; Quản lý suất ăn nhân viên; Tự động lấy dữ liệu chấm công từ máy chấm công, cho phép cập nhật bổ sung, điều chỉnh; Liên kết với phân hệ tính lương.

- Quản lý chi tiết lương, thưởng, bảo hiểm và thuế TNCN, các khoản giảm trừ của nhân viên; Áp dụng các hệ số lương, mức lương, lương năng suất cho từng đối tượng, vị trí, cấp bậc; Tự động tính lương và gửi phiếu lương đến từng nhân viên.

7. Bộ phận tài chính – kế toán

- Phân hệ Vốn bằng tiền dùng để theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Phân hệ này cho phép cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, các thanh toán chi phí và các thu chi khác. Các báo cáo liên quan đến quản lý tiền mặt, theo dõi dòng tiền vào ra được cung cấp trong phân hệ này.

- Phân hệ mua hàng phải trả quản lý phiếu nhập mua hàng hóa, dịch vụ (trong nước và nhập khẩu), phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền đã trả cho các hóa đơn. Phân hệ này cho phép lên các báo cáo về hàng nhập mua (tổng hợp và chi tiết), công nợ phải thu (theo nhà cung cấp, theo hóa đơn), báo cáo lãi nợ…

- Phân hệ bán hàng phải thu quản lý hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền đã thu cho các hóa đơn. Phân hệ này cho phép lên các báo cáo về doanh thu bán hàng (theo mặt hàng, khách hàng, nhân viên, phòng ban kinh doanh...), công nợ phải thu (theo khách hàng, theo hóa đơn)...

- Phân hệ kế toán hàng tồn kho quản lý phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển kho, xuất kho lắp ráp, thực hiện tính và cập nhật giá hàng tồn kho. Phân hệ này cho phép lên các báo cáo nhập xuất tồn (tổng hợp và chi tiết, theo kho) theo mặt hàng, vụ việc… Vật tư được theo dõi nhiều đơn vị tính, quản lý vật tư tồn kho theo định mức tối đa và tối thiểu.

- Phân hệ kế toán tổng hợp cho phép người sử dụng cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra còn thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác, lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế...

Xin cảm ơn!

Tin khác: