09 bước triển khai ERP thành công

Hiện nay với sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp đang rất chú trọng đầu tư vào các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cải tiến năng suất chất lượng và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường. Trong đó ERP luôn là giải pháp được quan tâm hàng đầu.

 

Tuy nhiên để triển khai ERP thành công là điều không đề hơn giản. Bởi bên cạnh việc giúp doanh nghiệp cải tiến bộ máy hoạt động, thúc đẩy tăng trưởng bền vững, ERP cũng mang đến những rủi ro không nhỏ trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp bằng một cuộc chuyển đối số toàn bộ hoạt động. Bởi vậy, chúng ta cần phải có sự chuẩn bị thật sự kỹ càng, đồng thời hợp tác chặt chẽ với đối tác có năng lực mạnh về triển khai ERP.

 

Với kinh nghiệm gần 10 năm triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn, LinkQ tổng kết 09 bước triển khai thành công hệ thống ERP, hi vọng sẽ góp phần giúp bạn có thể hoạch định được kế hoạch và lộ trình ERP đúng đắn.

 

 

 

Bước 01: Thấu hiểu sâu sắc doanh nghiệp của chúng ta và dũng cảm nhìn nhận sự thật

 

Khi tư vấn về ERP, LinkQ thường được các lãnh đạo hỏi nhiều về thời điểm nào phù hợp để triển khai ERP. Bởi triển khai ERP cần nhiều thời gian (từ 3 – 6 tháng tuỳ theo quy mô doanh nghiệp và mức độ phức tạp trong hoạt động) và sự tham gia của tất cả phòng ban. Có thể đánh giá ERP là dự án đầu tư cho hiện tại để tạo ra giá trị cho tương lai.

 

 

Đánh giá kỹ lưỡng tình hình doanh nghiệp và chọn thời điểm phù hợp là bước khởi đầu chắc chắn cho tất cả các dự án ERP. Dưới đây là các thời điểm phù hợp để triển khai dự án ERP dưới góc nhìn của LinkQ:

 

1. Triển khai ERP khi doanh nghiệp chúng ta đang có hiệu quả hoạt động tốt, các bộ phận có thể phối hợp làm việc nhịp nhàng, gắn kết và quy trình hoạt động tinh gọn.

 

Triển khai ERP trong giai đoạn này giúp chúng ta có thể tận dụng được khoảng tiềm lực còn dư từ hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời chúng ta có thể tự tin hơn về mặt đầu tư tài chính và nhân sự cho dự án. Bên cạnh đó, ERP giúp xốc lại tinh thần cho tất cả các nhân sự đang và có thể sẽ bị ì khi say men chiến thắng quá lâu. Triển khai ERP tại thời điểm đang phát triển giúp giảm thiểu rủi ro xuống thấp nhất và là một bước ngoặt rất tốt cho tương lai.

 

2. Triển khai ERP tại thời điểm doanh nghiệp đang hoạt động thiếu hiệu quả, các bộ phận làm việc rời rạc thiếu liên kết, quy trình hoạt động còn cồng kềnh, khả năng không nhỏ là còn tồn tại lợi ích nhóm trong doanh nghiệp.

 

Triển khai ERP trong thời điểm này giúp chúng ta có cơ hội tái cấu trúc toàn bộ doanh nghiệp, xây dựng quy trình hoạt động mới tinh gọn hơn, đồng thời minh bạch hoá số liệu nhờ cơ chế làm việc trên nền tảng công nghệ thông tin. Triển khai ERP trong giai đoạn tụt dốc ì ạch này mang đến tâm thế “chỉ được chứ không mất”, giúp lãnh đạo quyết liệt, các thành viên quyết tâm hơn vì mục tiêu chung.

 

3. Triển khai ERP khi doanh nghiệp mở rộng quy mô ngành hàng sản xuất mới, hoặc nhà máy mới.

 

Xây nhà mới luôn luôn dễ dàng và đẹp hơn khi sửa sang lại nhà cũ, thậm chí có thể chi phí còn thấp hơn. ERP cũng vậy, triển khai tại thời điểm ban đầu giúp chúng ta nắm được quyền chủ động hoàn toàn, từ quy trình làm việc, liên kết dữ liệu cho đến chọn lựa nhân sự phù hợp. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các doanh nghiệp ngành cơ khí, sản xuất điện tử thường đầu tư hệ thống ERP đồng thời với việc mở rộng nhà máy và phát triển thêm dòng sản phẩm mới.

 

 

Bước 02: Lập đội dự án ERP – Bao gồm thành viên đại diện của tất cả các bộ phận

 

Hãy khéo léo thuyết phục mọi người cùng tham gia vào dự án ERP. Bởi không phải ai cũng thấy được lợi ích từ ERP mang lại. Nhất là đối với các doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả, các nhân sự rất ngại phải thay đổi cái mới khi mà họ đang làm việc tốt.

 

Khi chúng ta thành lập được đội dự án ERP, với các thành viên là đại diện của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Việc này mang đến sự minh bạch, chứng minh được rằng ERP là dành cho tất cả mọi người.

 

- Liên kết được tất cả các bộ phận cùng đóng góp ý kiến, khó khăn và yêu cầu riêng của từng phòng ban trên ERP.

 

- Củng cố mức độ cam kết vào triển khai dự án ERP

 

- Củng cố mức độ cam kết vận hành hệ thống ERP

 

 

Bước 03: Tìm kiếm đối tác ERP uy tín

 

Đối tác triển khai ERP rất quan trọng, bởi ngoài yếu tố công nghệ, chúng ta cần đối tác phải có sự am tường về nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp, khả năng thấu hiểu tính đặc thù của ngành nghề và một dịch vụ hỗ trợ tuyệt vời trong suốt quá trình sử dụng. Một đối tác phù hợp sẽ đáp ứng được các tiêu chí chính như sau:

 

- Có kinh nghiệm, kiến thức và năng lực phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

 

- Có nền tảng công nghệ hiện đại, đặc biệt là hệ thống cơ sở dữ liệu.

 

- Có triết lý hoạt động đặt khách hàng làm trung tâm, đi kèm với dịch vụ khách hàng tốt. Vì ERP sẽ đồng hành xuyên suốt quá trình hoạt động hơn 10 năm.

 

 

Ở các bước tiếp theo, chúng tôi sẽ gọi đối tác triển khai ERP là LinkQ để dễ hình dung hơn

 

Bước 04: Chia sẻ thông tin hai bên, thống nhất kế hoạch triển khai

 

Đây là bước đầu khởi động dự án. Đại diện của hai bên sẽ gặp mặt trực tiếp để cùng ký kết các biên bản hợp tác chính thức. Bao gồm các biên bản:

 

- Hợp đồng kinh tế: Thống nhất các nguyên tắc hợp tác, các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên, các điều khoản thanh toán, bảo lãnh (nếu có),

 

- Cam kết bảo mật thông tin: Hai bên cùng cam kết bảo mật thông tin nội bộ của nhau vĩnh viễn. Các điều khoản ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ bảo mật.

 

- Kế hoạch triển khai: Thống nhất kế hoạch triển khai dự án chi tiết theo từng giai đoạn. Bầu trưởng dự án của mỗi bên, giới thiệu các nhân sự tham gia hỗ trợ triển khai xuyên suốt dự án.

 

 

Bước 05: Đối tác tham quan nhà máy, phỏng vấn nhân sự

 

Đội ngũ chuyên gia LinkQ (gồm từ 5 đến 10 nhân sự, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án) sẽ đến trực tiếp văn phòng và nhà máy để tiến hành khảo sát thực tế hoạt động hằng ngày.

 

Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, quyết định đến 70% sự thành công của dự án. Trong giai đoạn này, các chuyên gia từ LinkQ sẽ được “tai nghe mắt thấy” để thấu hiểu sâu sắc về nhu cầu, khó khăn của khách hàng. Đồng thời áp dụng chuyên môn để tư vấn giúp khách hàng tối ưu quy trình hoạt động trước khi đưa lên nền tảng công nghệ thông tin.

 

 

Các phương pháp khảo sát được áp dụng như:

 

- Phương pháp quan sát: Thu thập dữ liệu các luồng thông tin giao tiếp giữa các bộ phận với nhau. Hệ thống máy móc, kho xưởng, thiết bị, văn phòng, cửa hàng.

 

- Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp phỏng vấn các trưởng bộ phận về thực trạng quản lý hiện tại, những khó khăn trở ngại trong quá trình làm việc và những mong muốn cải tiến trên phần mềm.

 

Giai đoạn này thường diễn ra liên tục trong 5 ngày. Cho đến khi mọi thông tin đều được ghi nhận.

 

Bước 06: Thống nhất luồng cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP và các tính năng cần có

 

Căn cứ vào nội dung khảo sát thực tế. Đội ngũ khảo sát sẽ tổng hợp thông tin và soạn thảo “Tài liệu giải pháp”. Đây là bộ tài liệu vô cùng chi tiết, bao gồm nhiều thông tin có giá trị như:

 

- Tư vấn tối ưu hoá quy trình: Hệ thống phần mềm quản trị thực chất là phiên bản số hóa từ quy trình hoạt động thực tế. Do đó quy trình thực tế càng tối ưu thì phần mềm càng tinh gọn và hiệu quả. Với tài liệu giải pháp, LinkQ đã phân tích chuyên sâu và đề xuất loại bỏ các công đoạn thừa, bổ sung và ilên kết các luồng thông tin còn thiếu giữa các bộ phận.

 

- Giải pháp số hoá bài toán thực tế: LinkQ đề xuất các giải pháp xử lý trên phần mềm để giải quyết các khó khăn khách hàng đang gặp phải. Như giải pháp tính toán chi phí giá thành sản xuất đặc thù, lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch vật tư...

 

- Thống nhất: Trưởng dự án hai bên cùng ký kết biên bản xác nhận tài liệu giải pháp.

 

 

Bước 07: LinkQ tiến hành lập trình hệ thống ERP

 

Tài liệu giải pháp sẽ được chuyển giao sang trung tâm lập trình LinkQ. Tại đây, hệ thống phần mềm sẽ được lập trình hoàn toàn mới, dựa theo cấu trúc và các tính năng đã được thống nhất trước đó.

 

LinkQ sử dụng nền tảng cơ sở dữ liệu Microsoft SQL 2016 và ngôn ngữ lập C#.NET, giúp mã hóa dữ liệu và bảo mật cao cấp nhiều lớp, đồng thời mang lại hiệu suất ổn định cao.

 

Đặc biệt trung tâm lập trình sẽ tư duy và phân tích tất cả trường hợp có thể phát sinh trên thực tế để giải quyết ngay trên phần mềm trước khi vấn đề kịp xảy ra. Những vấn đề này thường xuất hiện trong các hoạt động lập kế hoạch sản xuất, chấm công tính lương và khi đồng bộ hóa quy trình tổng thể.

 

 

Tại từng công đoạn và chức năng của hệ thống phần mềm, sẽ đều có bộ phận kiểm nghiệm từng chi tiết nhằm tối ưu hóa phần mềm trước khi ứng dụng vào thực tế. Được ví như bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) tại các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn chuẩn hóa phần mềm giúp đảm bảo hệ thống phần mềm phải đạt 100% các tiêu chuẩn khắt khe trước khi bản giao tới khách hàng.

 

- Tiêu chuẩn chung: Bao gồm các tiêu chí về tốc độ xử lý, mức độ ổn định hiệu suất, giao diện thân thiện, đa ngôn ngữ...

 

- Đối sánh chính xác: Đối chiếu với tài liệu giải pháp nhằm tránh thiếu sót các tính năng đã cam kết, đồng thời loại bỏ đi các tính năng cồng kềnh không cần thiết.

 

- Nhập liệu mẫu: Đặt bản thân vào vị trí khách hàng để nhập dữ liệu mẫu, từ đó kiểm tra độ chính xác của dữ liệu và trải nghiệm của khách hàng khi sử dụng phần mềm.

 

- Hoàn thiện: Khi các chức năng được trưởng dự án LinkQ duyệt thì mới được thông qua, trường hợp chưa được duyệt sẽ phải quay lại các bước lập trình ban đầu để đảm bảo chất lượng.

 

Bước 08: Tiến hành cài đặt hệ thống ERP lên thực tế

 

Hệ thống phần mềm sau khi đã vượt qua được hai vòng kiểm nghiệm và chuẩn hóa sẽ được bàn gia đến đội ngũ triển khai dự án. Đội dự án sẽ trình bày đến khách hàng, nếu được sự đồng ý từ trưởng dự án, phần mềm sẽ được tiến hành cài đặt lên thiết bị của khách hàng.

 

- Hướng dẫn nhập liệu: Các bộ phận thuộc phạm vi sử dụng phần mềm sẽ được hướng dẫn tiến hành nhập liệu các dữ liệu từ thực tế lên trên phần mềm. Từ nay tất cả các thao tác thủ công sẽ được tự động hóa và đồng bộ trên nền tảng công nghệ thông tin quản lý.

 

- Đối chiếu với thực tế: Trong quá trình bắt đầu sử dụng phần mềm, dữ liệu luôn được theo sát và đối chiếu trên thực tế để đảm bảo tính chính xác khi vận hành đồng bộ toàn hệ thống.

 

- Hiệu chỉnh phần mềm: Trong quá trình sử dụng phần mềm có thể phát sinh thêm các yêu cầu và tiện ích mới. LinkQ sẵn sàng điều chỉnh phần mềm để đạt được sự hài lòng.

 

 

Khi hệ thống đã vận hành trơn tru trên thực tế, hai Bên sẽ tiến hành nghiệm thu dự án.

 

Bước 09: Tối ưu trải nghiệm người dùng hệ thống ERP

 

Trung tâm chăm sóc khách hàng là bộ phận sẽ đồng hành cùng khách hàng xuyên suốt quá trình sử dụng phần mềm. Được tiếp nhận thông tin từ đội ngũ triển khai dự án, trung tâm chăm sóc khách hàng sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ như sau:

 

- Hướng dẫn sử dụng: Sẵn sàng nhận yêu cầu từ khách hàng 24/24h để hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm. Đồng thời giải đáp các thắc mắc trong quá trình sử dụng.

 

- Bảo hành và bảo trì: Thường xuyên bảo trì hệ thống. Cập nhật các thông tư và quy định mới của nhà nước lên phần mềm.

 

- Đào tạo nhân sự: Hỗ trợ khách hàng đào tạo nhân sự mới tiếp nhận phần mềm.

 

- Yêu cầu phái sinh: Tiếp nhận các thông tin yêu cầu nâng cấp hệ thống, bổ sung tính năng trong suốt quá trình phát triển của khách hàng. Là bộ phận cuối dự án, đồng thời cũng là bộ phận khởi đầu của một dự án mới, được phái sinh theo sự tăng trưởng quy mô của doanh nghiệp.

 

 

Xin cảm ơn!