Mô hình 5S - Quản trị sản xuất tinh gọn

Mô hình 5S được bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, trong đó các nhân viên luôn được động viên có ý thức trách nhiệm

 

Mô hình 5S được bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, trong đó các nhân viên luôn được động viên có ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tự giác thực hiện các công việc được giao. LinkQ mời bạn cùng tìm hiểu các bước ứng dụng thành công Mô hình 5S vào hoạt động doanh nghiệp.

 

Đầu tiên chúng ta hãy khởi động với:

 

I. KHÁI NIỆM TỔNG QUAN VỀ MÔ HÌNH 5S

 

Mô hình 5S đưa ra cách thức tổ chức công sở bằng 5 nguyên tắc sau trong tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu, và shitsuke, dịch ra tiếng Anh lần lượt là sort (sàng lọc), set in order (sắp xếp), shine (sạch sẽ), standardize (săn sóc) và sustain (sẵn sàng). 

 

Trong lối quản trị này, sự vận hành của một tổ chức dựa trên việc các nhân viên tuân theo các bộ tiêu chuẩn (bao gồm cả quy tắc, vai trò, chức năng, nhiệm vụ,…) trong các không gian quy ước. Nhân viên làm đúng tất cả những tiêu chuẩn được đặt ra cho mình trong một không gian của mình, và 5S cung cấp tiêu chuẩn xác định mối quan hệ của anh ta với không gian đó, thông qua các quy tắc như sau:

 

1. SEIRI (Sàng lọc):


Sắp xếp mọi thứ trong không gian, chỉ giữ những vật dụng cần thiết cho công việc. Theo đó, cần một thao tác liệt kê, phân loại và lên danh sách các trang thiết bị và đồ vật cần thiết. Những gì nằm ngoài danh sách đó cần được dọn khỏi khu vực làm việc.

 

2. SEITON (Sắp xếp):


Khâu này đảm bảo mọi vật dụng được xác định và mỗi loại vật dụng đều có một vị trí xác định trong không gian làm việc. Cần thiết lập một logic giữa các vật dụng tương ứng với vai trò của chúng trong công việc, tiện cho các nhân viên sử dụng chúng.

 

3. SEISO (Sạch sẽ):


Giữ cho không gian làm việc luôn sạch sẽ, đảm bảo mĩ quan để mọi nhân viên đều có động lực làm việc. Các nhân viên cần phân công một lịch quét dọn chỗ làm.

 

4. SEIKETSU (Săn sóc):


Săn sóc được hiểu là việc duy trì định lì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể thiết lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn giũa và phát triển.

 

5. SHITSUKE (Sẵn sàng):


Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân, tăng năng suất chung của công ty.

 

 

II. 5S VÀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN

 

Người Nhật luôn tìm cách sao cho nhân viên thực sự gắn bó với công việc của mình. Mô hình 5S ban đầu nhấn mạnh sự vận hành trong phân xưởng, theo đó người quản lí giúp người công nhân khơi dậy ý thức "công việc của tôi", "chỗ làm việc của tôi", "máy móc của tôi". Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc "chiếc máy của mình", "chỗ làm việc của mình" và cố gắng để hoàn thành tốt nhất "công việc của mình". Điều đặc biệt cần lưu ý là các nhà quản lí theo mô hình 5S đều thấy rằng:

 

Khi một số nhân viên làm viên một cách chính xác, tự giác, thì những nhân viên khác cũng theo hình ảnh đó mà có thêm động lực để cống hiến một cách tự nguyện.

 

Chính việc động viên một mối quan hệ mang tính ý thức, trách nhiệm, tự nguyện, tự giác như vậy, và chính nhờ mọi điều đó đều được động viên nhờ sự gắn bó giữa nhân viên với không gian của mình chứ không phải thông qua một mối quan hệ với nhân viên khác, nên một văn hóa công ty dựa trên những nền tảng đó nhanh chóng được hình thành. Văn hóa công ty và ý thức trách nhiệm cao lại tạo ra các giao tiếp cởi mở, sự hợp tác nhuần nhuyễn giữa các bộ phận và ý thức sáng tạo ở mỗi cá nhân.

 

Mô hình 5S thỏa mãn mọi yêu cầu của giao tiếp tích cực. Do đó ngày nay, mô hình 5S được xem là mô hình kiến tạo không gian làm việc mang tính trực quan, kiểm soát thị giác. Dĩ nhiên một mô hình kiến tạo không gian chính là một mô hình quản trị, và ở điểm ấy mô hình 5S lại càng trở nên đắt giá. 

 

III. DOANH NGHIỆP SẼ GẶT HÁI ĐƯỢC GIÁ TRỊ GÌ KHI ỨNG DỤNG MÔ HÌNH 5S?

 

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

 

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến


- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.


- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

 

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.


- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.


- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

 

IV. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI MÔ HÌNH 5S

 

Bước 1: Khởi động dự án

 

Trước tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S. Sau đó tiến hành thành lập Ban triển khai 5S. Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S để nếu một người nghỉ thì công việc vẫn được thực hiện. Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích là nữ.


Đơn vị nên cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban triển khai 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín. Đồng thời tham khảo các tổ chức tương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị.


Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S


Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S.


Quyết định Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh: Một trong các yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của tất cả mọi người đặc biệt là lãnh đạo phải gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng xử lý công bằng như các thành viên khác. Vì thế, Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả công việc. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai.


Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan.


Phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình. Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian,