Quản trị lãng phí, đừng quên lãng phí thông tin
Tất cả chúng ta đều biết rằng, để gia tăng lợi nhuận thì giải pháp được hiểu theo nghĩa tổng quan nhất đó là tăng năng suất và giảm chi phí.
ĐỊNH NGHĨA VỀ LÃNG PHÍ
Tất cả chúng ta đều biết rằng, để gia tăng lợi nhuận thì giải pháp được hiểu theo nghĩa tổng quan nhất đó là TĂNG NĂNG SUẤT và GIẢM CHI PHÍ. Trong GIẢM CHI PHÍ thì không thể thiếu việc loại bỏ những LÃNG PHÍ phát sinh trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên định nghĩa về SỰ LÃNG PHÍ rất khác biệt ở từng doanh nghiệp, từng ngành nghề và trong từng triết lý quản trị của lãnh đạo doanh nghiệp.
Để dễ hình dung một cách tổng quan về lãng phí, LinkQ xin kể một câu chuyên dân gian rất thú vị: "Rể tây nướng gà":
Ngày lễ Tết Nguyên Đán, gia đình đang sum vầy tụ họp nấu ăn truyền thống. Tết năm nay cả nhà rôm rả hơn năm ngoái vì có thêm chàng rể Tây lần đầu ăn Tết cùng gia đình Vợ.
Khi làm thịt gà nướng, vợ dặn chồng tây là phải nhớ chặt 2 khúc đầu và chân của con gà trước khi bỏ vào lò nướng. Chồng hỏi tại sao, vợ bèn giải thích “vì mẹ em luôn luôn làm vậy”. Chồng tây quay sang hỏi mẹ vợ, bà mẹ trả lời đó là cách nướng truyền thống của gia đình, làm theo phương thức của bà ngoại. Chồng tây vẫn tò mò muốn biết lý do, nên yêu cầu vợ nhấc điện thoại hỏi bà ngoại. Bà ngoại trả lời: ”Tại hồi trước, ngoại chỉ có cái lò nướng nhỏ, phải chặt hai đầu đi để bỏ vào cho vừa”.
Vậy hoá ra trước giờ truyền thống nướng gà của gia đình được hình thành chỉ bởi vì cái lò nướng nhỏ chứ không mang lại lợi ích gì thêm hết. May nhờ có chàng rể Tây mới, nếu không thì chắc đến tận đời chắt chít vẫn sẽ làm theo cách "chặt 2 khúc đầu và chân của con gà trước khi bỏ vào lò nướng", mặc dù cái lò nướng đã to hơn và hiện đại hơn rất nhiều.
Từ câu chuyện "rể tây nướng gà", bạn thử ngẫm xem ở doanh nghiệp của mình hiện có những công việc mà không mang lại hiệu quả gì nhưng vẫn phải thực hiện một cách cứng nhắc không? Chắc hẳn bạn sẽ giật mình đấy.
Nếu có bạn cũng đừng vội lo lắng, bởi hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất đang tồn tại rất nhiều "quy trình nướng gà truyền thống" này. Chúng ta gọi đó là LÃNG PHÍ
Lãng phí là các hoạt động thừa thãi, không mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Lãng phí tồn tại dưới 08 dạng chủ yếu như sau:
1. Lãng phí do sản xuất lỗi: Lỗi xảy ra ở nguyên liệu đầu vào, hàng bán thành phẩm, sẽ tạo thành hàng lỗi. Hàng lỗi không bán được, sẽ gây thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp.
2. Lãng phí do sản xuất thừa: Sản xuất số lượng nhiều hơn sớm hơn, số lượng yêu cầu của đơn hàng, của thị trường.
3. Lãng phí do tốn thời gian chờ đợi: Sự chờ đợi việc họp hành để đưa quyết định, sự chờ đợi nguyên vật liệu, chờ đợi sửa chữa máy móc… Việc chờ đợi này gây mất thời gian, không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp
4. Lãng phí do bố trí sai nguồn nhân lực: Không tận dụng được tài năng của nhân viên. Ví dụ như nhân viên nào hướng ngoại, giỏi giao tiếp thường không cẩn thận, không tỉ mỉ. Giao cho nhân viên ấy việc ngồi nghiên cứu chi tiết máy thì không khác gì cực hình, đã mất người làm lại mất công ngồi sửa sai.
5. Lãng phí do vận chuyển thừa: Việc vận chuyển hàng từ A sang B không hề tạo ra một giá trị gia tăng nào.
6. Lãng phí do tồn kho: Sản xuất nhiều quá, hàng không bán được sẽ tồn kho. Vừa mất tiền do tiền “chết”, vừa mất tiền trả cho kho bãi, vừa mất tiền quản lý kho.
7. Lãng phí do thao tác thừa: Những thao tác thừa không tạo giá trị gia tăng. Ví dụ như việc chuyển động đi lại, tìm kiếm dụng cụ, nguyên vật liệu.
8. Lãng phí do quy trình thừa: Công việc của các bộ phận không đồng bộ, dẫn đến chồng chéo lên nhau và sinh ra lãng phí, thậm chí là sai sót.
Lãng phí tại doanh nghiệp cũng rất có thể tồn tại lâu đời như thế và mỗi ngày một trầm trọng hơn. Vì thế, chúng ta nên học theo chàng rể tây và tập thói quen đặt câu hỏi “tại sao?” và “thì sao?”, để lãng phí không có cơ hội bén rễ sâu vào hoạt động của doanh nghiệp.
THÔNG TIN LÀ TÀI NGUYÊN DOANH NGHIỆP
ĐANG BỊ LÃNG PHÍ
Trong tám loại lãng phí thường gặp trong doanh nghiệp sản xuất như LinkQ vừa liệt kê ở trên. Tám loại này thực tế lại có mối quan hệ NGUYÊN NHÂN - KẾT QUẢ với nhau. Dường như cả tám loại LÃNG PHÍ này đều gắn với nhau bởi sự thiếu GIAO TIẾP VỀ THÔNG TIN:
Vì thiếu thông tin tổng thể của các bộ phận nên BỘ PHẬN KẾ HOẠCH lập ra kế hoạch làm viêc cồng kềnh không tối ưu, dẫn đến SẢN XUẤT THỪA, LÃNG PHÍ THỜI GIAN CHỜ ĐỢI và BỐ TRÍ SAI NHÂN SỰ. Bộ phận Quản lý Kho không có đủ thông tin nên dự trữ hàng hoá và nguyên vật liệu không phù hợp, dẫn đến LÃNG PHÍ TỒN KHO. Đồng thời thiếu thông tin về định mức sản xuất BOM không chính xác và cập nhật kịp thời dẫn đến tỷ lệ SẢN XUẤT LỖI. Các bộ phận hoạt động rời rạc, do thiếu thông tin chung nên sinh ra QUY TRÌNH THỪA...
Việc thiếu thông tin còn ảnh hưởng đến LÃNH ĐẠO doanh nghiệp trong việc nắm bắt và ra quyết định phù hợp. Bởi thông tin ĐÚNG và KỊP THỜI là vô cùng cần thiết đối với lãnh đạo.
Có một câu chuyện kể rằng chỉ vì thợ rèn đóng hỏng một chiếc đinh khiến cho móng ngựa hỏng, móng ngựa hỏng làm xe ngựa đi chậm, xe ngựa đi chậm khiến tin tức đến tiền tuyến chậm và kết quả là thua cả một cuộc chiến.
Với mỗi công ty, cuộc chiến là kết quả tổng thể, xe ngựa là nhiệm vụ phòng ban, móng ngựa là nhiệm vụ của nhóm và mỗi cá nhân là người thợ rèn. Chúng ta hãy thử nghĩ thế này: Sếp giao việc cho Phó giám đốc, phó giám đốc giao cho trưởng phòng, trưởng phòng giao cho trưởng nhóm, trưởng nhóm giao cho nhân viên.
Và ở đây có 2 kiểu rủi ro:
1. Các cấp phân quyền thiếu năng lực: tệ nhất là giao mục tiêu sai từ sếp. Tệ tiếp theo là năng lực Phó giám đốc, trưởng phòng hoặc trưởng nhóm, nhân viên không tốt. Năng lực của các cấp không tốt khiến việc truyền đạt mục tiêu từ cấp cao xuống các cấp thấp hơn bị sai lệch. Kết quả là cuộc chiến mà sếp là người chịu hậu quả lớn nhất đang nằm phụ thuộc vào từng mắt xích.
2. Ngay cả khi các mắt xích đều ổn. Điều gì sẽ xảy ra nếu rủi ro từ cấp nhân viên 1 tuần sau cấp trưởng nhóm mới biết, 1 tháng sau cấp trưởng phòng mới biết, 3 tháng sau giám đốc mới biết? Rủi ro này là có thật bởi giám đốc không thể kiểm soát và biết hết việc của các cấp. Đến khi biết được thì hợp đồng đã hỏng rồi.
Cái thất bại của sếp, là cái thất bại từ từ, thất bại từ khi cái lò rèn của người thợ rèn thiếu lửa khiến cái đinh làm ra không đạt chất lượng. Thất bại của sếp có thể đến từ từ, 1 2 tuần, 1 2 tháng, thậm chí là 1 2 năm. Đến khi nhận ra là di căn giai đoạn cuối rồi.
Vậy mấu chốt của vấn đề nằm ở hệ thống thông tin nội bộ.
- Làm sao để Mục tiêu từ sếp chuyển xuống đến tận nhân viên vẫn còn chuẩn, không bị tam sao thất bản?
- Làm sao để công việc từ cấp thấp nhất có thể được tổng hợp liên tục và đến với cấp cao nhất một cách nhanh nhất?
- Làm sao để sếp có thể nắm bắt tình hình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp tức thời, nhanh chóng, chính xác?
Và giải pháp chính là xây dựng một hệ thống giúp quản trị thông tin doanh nghiệp nhanh chóng, đồng bộ hoá và luôn được cập nhật tức thời.
GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ THÔNG TIN
Quản trị thông tin doanh nghiệp không hề đơn giản, rất cần sự quyết tâm của lãnh đạo và đồng tâm của mọi người. LinkQ chủ động đề xuất đến bạn các bước như sau:
1. THUYẾT PHỤC VÀ CỔ VŨ MỌI NGƯỜI
Đừng hành động một mình, dù cho vị trí của bạn đang là quản lý bậc trung hay lãnh đạo doanh nghiệp, thì hãy cố gắng thuyết phục mọi người cùng đồng tâm hiệp lực vì mục tiêu chung. Khi thuyết phục được mọi người đồng lòng rồi, thì nguồn thông tin doanh nghiệp sẽ được lưu thông nhanh chóng, đầy đủ và chính xác hơn trước rất nhiều.
Gần 10 năm hợp tác cùng các doanh nghiệp sản xuất, LinKQ gặp nhiều trường hợp các bộ phận trong cùng doanh nghiệp nhưng lại hoạt động rất rời rạc và mang tính cá nhân, lợi ích nhóm. Bộ phận A không muốn nhập liệu thông tin hoạt động của bộ phận mình, từ đó bộ phận B không có dữ liệu để kế thừa và hoạch định kế hoạch làm việc phù hợp...
Tại nhiều doanh nghiệp, muốn giải quyết triệt để ách tắc thông tin, chúng ta cần dũng cảm nhìn ĐÚNG và phá bỏ hoàn toàn rào cản ách tách về mặt tinh thần tập thể.
2. XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC TINH GỌN
Con người đi trước - công việc theo sau, sau khi chúng ta đồng tâm được các thành viên trong doanh nghiệp, hãy cùng xây dựng một quy trình làm việc thật tinh gọn, hiệu quả. Một quy trình mà bất cứ bộ phận nào, thành viên nào đều có thể dễ dàng nắm bắt được trách nhiệm và quyền lợi của mình ở đâu trong doanh nghiệp.
3. SỐ HOÁ THÔNG TIN BẰNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ERP
Sau khi bạn đã có con người, có quy trình chuẩn rồi, thì hãy SỐ HOÁ toàn bộ dữ liệu hoạt động lên một nền tảng công nghệ thông tin tiên tiến.
Ứng việc hệ thống ERP Sản Xuất là một đề xuất hiệu quả và phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất trong quá trình SỐ HOÁ doanh nghiệp của mình.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về giải pháp ERP SẢN XUẤT tại ĐÂY.
Xin cảm ơn!